Voor meer informatie over e-learning, cursussen en incompany cursussen kan je terecht op onze website.
Hieronder is het Vraag en antwoord overzicht te vinden. Dit overzicht is verdeeld in meerdere categorieën, zodat je gemakkelijk kunt zoeken binnen het onderwerp dat jou interesseert.
Wat is SharePoint en waar wordt het voor gebruikt?
SharePoint wordt gebruikt als centrale plek om bestanden, lijsten en informatie met je team te delen. Er wordt gewerkt binnen sites die rond een team, project of afdeling worden ingericht. In een site worden documentbibliotheken en lijsten gebruikt om informatie gestructureerd op te slaan, en worden pagina’s gebruikt om nieuws of instructies te publiceren. Toegang wordt geregeld met machtigingen, zodat de juiste mensen bij de juiste inhoud kunnen. Integratie met Microsoft 365 is standaard aanwezig, waardoor Teams, OneDrive, Outlook en Planner netjes samenwerken. Als je start met SharePoint, dan wordt aangeraden om één teamsite te gebruiken en die rustig uit te breiden zodra de structuur duidelijk wordt.
Voorbeeld Er wordt een projectsite gemaakt voor “Implementatie Klantportaal” met een bibliotheek Documenten, een lijst Actiepunten, en een pagina Projectstart.
Wist je dat SharePoint Online automatisch versiegeschiedenis bijhoudt, zodat oudere versies van bestanden eenvoudig worden hersteld.
Tip: Begin met Startpagina site en klik op Nieuwe om een Documentbibliotheek, Lijst of Pagina toe te voegen.
Wat is het verschil tussen een teamsite en een communicatiesite?
Een teamsite wordt gebruikt voor samenwerken. Bestanden worden gezamenlijk bewerkt, taken en lijsten worden gedeeld, en machtigingen worden vaak gekoppeld aan een Microsoft 365 groep. Navigatie is compact en gericht op dagelijkse samenwerking. Een communicatiesite wordt gebruikt om informatie breed uit te zenden. Denk aan intranetpagina’s, nieuws en handleidingen. Hier wordt minder samengewerkt op documenten en meer gelezen en geconsumeerd. Lay-out, webonderdelen en visuele opmaak krijgen meer aandacht. Bij de start van een nieuwe omgeving wordt doorgaans een teamsite voor je team gekozen en een communicatiesite voor organisatiebrede communicatie. Zo wordt zowel samenwerken als publiceren netjes gescheiden gehouden en blijft het voor lezers duidelijk.
Voorbeeld Je team Finance werkt op een teamsite, terwijl het intranet Bedrijfsnieuws een communicatiesite is.
Wist je dat Communicatiesites geen gekoppelde Microsoft Teams chat nodig hebben, terwijl teamsites vaak automatisch een Team krijgen.
Tip: Gebruik Site maken en kies Teamsite voor samenwerking of Communicatiesite voor intranetachtige content.
Hoe wordt een sitestructuur gekozen die logisch blijft?
Een sitestructuur wordt gekozen op basis van eigenaarschap en doel. Voor ieder team, project of programma wordt één teamsite gebruikt. Voor organisatiebreed nieuws of beleid wordt een communicatiesite ingezet. Subsites worden in SharePoint Online afgeraden, omdat losse sites flexibeler zijn, beter schaalbaar en eenvoudiger te beveiligen. Navigatie wordt per site ingericht en via Hubsites aan elkaar gekoppeld, zodat doorlopende navigatie en zoekresultaten gedeeld worden. Er wordt aangeraden om per site een beperkte set bibliotheken en lijsten te hanteren, met duidelijke namen en beschrijvingen. Zo blijft de structuur behapbaar, worden rechten overzichtelijk gehouden, en wordt de vindbaarheid verbeterd.
Voorbeeld De afdelingen HR, Sales en IT krijgen elk een eigen site. Het intranet wordt als communicatiesite opgezet en als hub ingesteld.
Wist je dat Hubsites laten sites visueel en qua navigatie op elkaar aansluiten, zonder dat subsites nodig zijn.
Tip: Open Site-informatie en voeg je site toe aan een passende Hubsite als centrale navigatie gewenst is.
Wat is een documentbibliotheek en hoe wordt die gebruikt?
Een documentbibliotheek wordt gebruikt om bestanden te beheren met versiegeschiedenis, machtigingen, kolommen en weergaven. Bestanden worden geüpload, bewerkt en gedeeld, en er wordt samengewerkt met gelijktijdige bewerking in Office. Kolommen zoals Categorie of Status helpen om documenten te filteren en sorteren. Weergaven tonen precies de velden die jij nodig hebt. Mappen kunnen worden gebruikt, maar metagegevens en weergaven maken het nog krachtiger. Het lint is vervangen door moderne knoppen, waardoor acties als Nieuw, Uploaden, Delen en Details snel te vinden zijn. Door standaardweergaven in te stellen wordt consistentie bereikt voor iedereen die de bibliotheek opent.
Voorbeeld In Documenten worden kolommen Projectfase en Eigenaar toegevoegd en wordt een weergave Actueel gemaakt.
Wist je dat Meerdere bestanden tegelijk kunnen worden geselecteerd om dezelfde metagegevens in één keer in te vullen via Details.
Tip: Klik in de bibliotheek op Instellingen en kies Kolom toevoegen om metadata toe te voegen en weergaven daarop te baseren.
Hoe worden bestanden geüpload en georganiseerd zodat alles vindbaar blijft?
Bestanden worden geüpload met Uploaden of door ze naar de bibliotheek te slepen. Daarna worden logische kolommen ingesteld, zoals Type document, Klant of Datum, zodat filteren eenvoudig wordt. Mappen kunnen worden gebruikt voor duidelijke hoofdcategorieën, maar metagegevens houden de structuur vlak en flexibel. Door een standaardweergave met filters en sorteringen te kiezen, wordt iedereen naar dezelfde blik geleid. Naamgevingsafspraken worden afgesproken, waardoor versies en concepten herkenbaar blijven. In plaats van kopieën te mailen wordt een link gedeeld, zodat één bron van waarheid ontstaat en versiechaos wordt voorkomen.
Voorbeeld In Contracten wordt per klant een map gebruikt, en wordt kolom Status toegevoegd om concept, review of definitief te markeren.
Wist je dat Bestanden direct in de browser kunnen worden hernoemd en verplaatst met Verplaatsen naar of Kopiëren naar.
Tip: Open Weergave opties en maak een Gepersonaliseerde weergave met filters op kolom Status en sortering op Laatst gewijzigd.
Hoe werkt versiegeschiedenis en waarom is het belangrijk?
Versiegeschiedenis wordt automatisch vastgelegd wanneer bestanden worden opgeslagen. Per versie wordt bijgehouden wie wat wanneer heeft gewijzigd. Bij fouten of ongewenste wijzigingen kan een oudere versie worden hersteld. Dit voorkomt dat lokale kopieën of bestandsnamen met v1, v2 en definitief worden gebruikt. In documentbibliotheken wordt via Versiegeschiedenis of Details de lijst met versies geopend. Het gebruik van versiegeschiedenis wordt gezien als basis van veilig samenwerken, omdat risico’s op gegevensverlies kleiner worden. In combinatie met machtigingen en het delen van links ontstaat een gecontroleerde manier van samenwerken, waarbij consistentie en transparantie centraal staan.
Voorbeeld Een per ongeluk verwijderde paragraaf in Projectplan.docx wordt hersteld door versie 14 als huidige versie terug te zetten.
Wist je dat Gepubliceerde en conceptversies apart kunnen worden beheerd als inhoudsgoedkeuring is ingeschakeld.
Tip: Klik met de rechtermuisknop op een bestand en kies Versiegeschiedenis om te vergelijken of te herstellen.
Hoe wordt veilig gedeeld met collega’s en externen?
Delen gebeurt met Delen of Koppeling kopiëren. Er wordt gekozen tussen koppelingen voor Specifieke mensen, Mensen in je organisatie of bredere opties, afhankelijk van beleid. Machtigingen worden beperkt tot wat nodig is, bijvoorbeeld Kan bewerken of Kan weergeven. Extern delen wordt door de organisatie ingesteld en kan per site worden beperkt. Door te delen met een link in plaats van bijlagen te mailen, blijft één versie leidend en worden rechten centraal beheerd. Voor gevoelige bibliotheken wordt aangeraden om alleen specifieke personen toe te staan, zodat er gerichter controle is en ongewenst delen wordt voorkomen.
Voorbeeld Een leverancier krijgt Alleen weergeven op map Offertes 2025 via Delen, optie Specifieke mensen.
Wist je dat Koppelingen een vervaldatum en wachtwoord kunnen krijgen als beleid dit toestaat.
Tip: Gebruik Delen en kies Specifieke mensen voor externe partijen, zodat toegang strikt op naam wordt verleend.
Wat zijn metagegevens en waarom zijn die handiger dan alleen mappen?
Metagegevens zijn extra velden die aan bestanden en items worden toegevoegd, zoals Categorie, Klant, Projectfase of Eigenaar. Ze worden gebruikt om te filteren, te groeperen en weergaven te maken die direct de juiste informatie tonen. Waar mappen een vaste hiërarchie afdwingen, blijven metagegevens flexibel en worden meerdere indelingen tegelijk mogelijk, bijvoorbeeld per klant of per fase. Zo wordt hetzelfde bestand in verschillende weergaven logisch getoond zonder dubbele opslag. Door verplichte kolommen te gebruiken wordt consistentie afgedwongen en wordt de zoekfunctie veel sterker. Dit verbetert vindbaarheid en rapportage en houdt bibliotheken overzichtelijk.
Voorbeeld Kolommen Klant en Fase worden toegevoegd en de weergave Per klant groepeert direct op Klant.
Wist je dat Kolommen als Keuzelijst of Opzoekkolom het invullen versnellen en fouten verminderen.
Tip: Klik in de bibliotheek op Kolom toevoegen en kies Keuzelijst om consistente categorieën af te dwingen.
Hoe worden weergaven gemaakt die precies laten zien wat nodig is?
Weergaven worden gebruikt om kolommen, sorteringen, filters en groeperingen vast te leggen. Zo wordt ruis weggehaald en worden relevante items direct in beeld gebracht. In een bibliotheek of lijst wordt via Weergave optiesgekozen voor Weergave maken of Huidige weergave opslaan. Een weergave kan persoonlijk zijn of gedeeld voor iedereen. Door filters op Status en Eigenaar te combineren, worden bijvoorbeeld alleen openstaande documenten per gebruiker getoond. Groeperen op Klant geeft een compact overzicht. Door één weergave als standaard in te stellen wordt voor alle bezoekers dezelfde logische start geboden.
Voorbeeld Weergave Openstaande acties filtert Status = Open en sorteert op Vervaldatum oplopend.
Wist je dat Meerdere weergaven naast elkaar kunnen bestaan, zodat elk teamlid zijn eigen lens kan kiezen.
Tip: Gebruik Weergave opties, kies Weergave maken, en zet Maak deze weergave standaard aan voor team-brede consistentie.
Wanneer gebruik je een SharePoint-lijst in plaats van Excel?
Een SharePoint-lijst wordt gebruikt als gegevens door meerdere mensen gelijktijdig worden beheerd, met kolomvalidaties, keuzevelden, opzoekkolommen en machtigingen per lijst. Lijsten bieden weergaven, filters en Power Automate integratie. Excel is sterk voor analyse en berekeningen, maar minder geschikt als invoerformulier voor teams. Lijsten geven bovendien formulierervaringen en mobiele weergave. Door gegevens in een lijst te bewaren en eventueel te Exporteren naar Excel voor rapportage, wordt datakwaliteit hoger en samenwerken eenvoudiger. De combinatie van lijstformulieren, versiegeschiedenis en Power Automate maakt processen transparanter en beter te volgen dan losse spreadsheets.
Voorbeeld Een lijst Actiepunten met kolommen Omschrijving, Eigenaar, Status, Vervaldatum vervangt het oude Excel-overzicht.
Wist je dat Lijstsjablonen bestaan voor issues, taken, en asset tracking zodat je snel start met de juiste kolommen.
Tip: Klik op Nieuwe en kies Lijst om vanuit een sjabloon te beginnen of een Excel-tabel te importeren.
Wat zijn inhoudstypen en moet je die als beginner gebruiken?
Inhoudstypen zijn herbruikbare sets met kolommen, sjablonen en instellingen voor specifieke documentsoorten, zoals Contract, Offerte of Handleiding. Ze worden toegepast op bibliotheken zodat bij Nieuw meteen het juiste sjabloon en de juiste velden verschijnen. Voor beginners is één bibliotheek met enkele kolommen vaak genoeg. Zodra verschillende documentsoorten met eigen velden nodig zijn, wordt met inhoudstypen gewerkt om consistentie en governance te verbeteren. Zo wordt het mogelijk om verschillende retentie of goedkeuring per type toe te passen. Dit voorkomt wildgroei aan bibliotheken en maakt beheer eenvoudiger naarmate de omgeving groeit.
Voorbeeld Inhoudstype Contract bevat kolommen Klant, Ingangsdatum en een Word-sjabloon met standaardclausules.
Wist je dat Meerdere inhoudstypen in één bibliotheek naast elkaar kunnen bestaan, elk met eigen sjabloon.
Tip: Open Bibliotheekinstellingen, kies Geavanceerde instellingen, schakel Inhoudstypen beheren in en voeg je inhoudstype toe.
Hoe synchroniseer je bestanden met je computer via OneDrive?
Synchroniseren wordt gestart vanuit de bibliotheek met de knop Synchroniseren. Bestanden verschijnen in de Verkenner onder je organisatie, waar je offline kunt werken. Wijzigingen worden automatisch teruggesynchroniseerd wanneer je weer online komt. Voor frequente toegang zonder volledige synchronisatie wordt Snelkoppeling toevoegen aan OneDrive gebruikt, zodat de map zichtbaar is in OneDrive zonder dubbele opslag. Synchronisatie wordt handig gevonden voor dagelijks werken, maar beleid en quota worden nageleefd. Grote bibliotheken worden selectief gesynchroniseerd om performance te behouden. Door altijd met links te delen blijft de centrale versie in SharePoint leidend.
Voorbeeld De bibliotheek Projectdocumenten wordt gesynchroniseerd zodat je in de Verkenner direct met Word en Excel werkt.
Wist je dat Bestanden op aanvraag worden gedownload, zodat schijfruimte wordt bespaard tot je het bestand opent.
Tip: Klik in de bibliotheek op Synchroniseren of kies Snelkoppeling toevoegen aan OneDrive voor snelle toegang zonder volledige sync.
Hoe wordt zoeken in SharePoint effectief ingezet?
Zoeken werkt over sites, bibliotheken, lijsten en pagina’s. Er wordt gefilterd op type, locatie, aangepast door en datum, zodat snel wordt ingezoomd. Metagegevens, duidelijke bestandsnamen en consistente mappen verbeteren resultaten. Vanuit een site wordt de zoekbalk gebruikt om eerst binnen de site te zoeken en desgewenst de scope te verbreden. In bibliotheken wordt het kolomfilter gebruikt om direct op waarden te filteren. Door naamconventies, inhoudstypen en weergaven wordt de vindbaarheid maximaal. Voor veelgestelde vragen of handleidingen wordt een pagina gemaakt, zodat collega’s woorden vinden die zij herkennen en niet alleen bestandsnamen.
Voorbeeld Zoek op “offerte klant X” en filter op Type = Word en Gewijzigd door = jij om je laatste concept te vinden.
Wist je dat Zoekresultaten worden beïnvloed door je recente activiteiten en sites die je volgt.
Tip: Gebruik kolomfilters in de bibliotheek en de zoekbalk bovenin de site voor snelle, gerichte resultaten.
Hoe maak en bewerk je pagina’s met webonderdelen?
Pagina’s worden gebruikt om informatie te presenteren met webonderdelen zoals Tekst, Afbeelding, Bestanden en media, Snelle koppelingen, Hero, Nieuws en Lijst. Met Nieuw en Pagina wordt een moderne pagina gestart. Secties en kolommen worden ingesteld om een lay-out te kiezen. Daarna worden webonderdelen toegevoegd en geconfigureerd. Er wordt conceptueel gewerkt, gepubliceerd en zo nodig later bijgewerkt. Door consistente opmaak en duidelijke koppen blijven pagina’s aantrekkelijk en vindbaar. Webonderdelen tonen dynamisch inhoud uit bibliotheken en lijsten, zodat actuele informatie automatisch op de pagina verschijnt.
Voorbeeld Een Projectstart-pagina toont een Hero met links, een Lijst met actiepunten en Nieuws met updates.
Wist je dat Pagina’s opmerkingen en versiegeschiedenis hebben, zodat feedback en herstel mogelijk zijn.
Tip: Klik op Nieuw, kies Pagina, voeg secties toe met Lay-out en plaats webonderdelen via + in de sectie.
Hoe publiceer je nieuws op een site of intranet?
Nieuws wordt gemaakt via Nieuw en Bericht. Een aantrekkelijke titel, beeld en korte intro worden toegevoegd. Met webonderdelen wordt tekst, media en koppelingen samengebracht. Na publicatie verschijnt het bericht in het Nieuws-webonderdeel op de site en eventueel op gekoppelde hubsites. Door categorieën in metagegevens op te nemen worden nieuwsberichten gefilterd en gebundeld. Nieuws wordt gedeeld via Delen of door een koppeling in Teams te plaatsen. Richtlijnen voor beeld en tone of voice worden afgesproken, zodat publicaties herkenbaar en professioneel blijven. Archiveren gebeurt automatisch via versie en retentiebeleid.
Voorbeeld Een bericht Nieuwe klantcase toont een headerafbeelding, een samenvatting en links naar documenten en een video.
Wist je dat Nieuws kan op de startpagina van meerdere sites verschijnen via hubsite-koppelingen.
Tip: Gebruik het webonderdeel Nieuws op je startpagina en kies Organisatiebreed of filter op Categorie voor relevante feeds.
Hoe werkt machtigingenbeheer in de praktijk?
Machtigingen worden standaard overgeërfd van de site naar bibliotheken, mappen en bestanden. Dit houdt beheer simpel. Als uitzonderingen nodig zijn, wordt de overerving verbroken en worden specifieke leden of groepen toegevoegd. Siteleden hebben doorgaans Bewerken, bezoekers Lezen, eigenaren Volledige toegang. In documentbibliotheken wordt soms een map beperkt voor vertrouwelijke stukken. Te veel uitzonderingen maken beheer complex, dus wordt terughoudendheid geadviseerd. Deel waar mogelijk op siteniveau of gebruik gedeelde weergaven met filters. Door groepen te gebruiken in plaats van losse personen blijft het overzichtelijk en schaalbaar bij personeelswisselingen.
Voorbeeld Map HR-Confidentieel krijgt alleen HR-Eigenaren en HR-Leden Lezen, terwijl de rest van de site standaardrechten behoudt.
Wist je dat De knop Toegang beheren bij een bestand precies toont wie toegang heeft en waarom.
Tip: Open Instellingen, Sitemachtigingen en werk met Microsoft 365 groepen voor stabiel, centraal rechtenbeheer.
Hoe automatiseer je eenvoudige processen met Power Automate?
Power Automate wordt gebruikt om flows te maken die reageren op SharePoint-gebeurtenissen, zoals Een item is gemaakt of Een bestand is gewijzigd. E-mails, meldingen of goedkeuringen worden automatisch verstuurd. In lijsten wordt bijvoorbeeld een goedkeuringsstap toegevoegd, waarna bij akkoord de status wordt bijgewerkt en een taak wordt toegewezen. Templates helpen om snel te starten. Automatisering wordt beperkt tot duidelijke, herhaalbare stappen om ruis te voorkomen. Door kolommen en weergaven goed te ontwerpen, wordt de flow eenvoudiger. Versiebeheer en logboeken geven inzicht en helpen bij het oplossen van fouten.
Voorbeeld Bij Inkoopaanvraag wordt na Nieuw item automatisch een goedkeuringsverzoek naar de manager gestuurd.
Wist je dat Flows ook knoppen kunnen bieden op lijstformulieren, zodat acties met één klik worden uitgevoerd.
Tip: Klik in de lijst op Integreren, Power Automate en kies een Sjabloon zoals Goedkeuring voor nieuw item.
Hoe herstel je verwijderde bestanden of items?
Verwijderde items komen in de Prullenbak van de site terecht en blijven daar een periode beschikbaar, waarna ze naar de secundaire prullenbak gaan. Herstellen wordt gestart vanuit Prullenbak door het item te selecteren en Herstellen te kiezen. Versiegeschiedenis blijft behouden na herstel. Als iemand per ongeluk een map heeft verwijderd, wordt die met inhoud teruggezet. Voor lijsten en pagina’s werkt hetzelfde principe. Bij structurele fouten of ontbrekende rechten wordt de site-eigenaar betrokken. Door eerst te zoeken in de prullenbak wordt onnodig werk voorkomen en wordt snel teruggekeerd naar de laatste juiste staat.
Voorbeeld Het bestand Offerte-Concept.docx wordt per ongeluk verwijderd en binnen de prullenbak direct hersteld.
Wist je dat Eigenaren kunnen ook de secundaire prullenbak benaderen voor items die door anderen zijn verwijderd.
Tip: Ga naar Site-inhoud, open Prullenbak en gebruik Herstellen om bestanden of items terug te zetten.
Hoe werkt extern delen met gasten veilig en gecontroleerd?
Extern delen wordt door de organisatie ingesteld en kan per site worden beperkt of uitgeschakeld. Gasten worden uitgenodigd met Delen, optie Specifieke mensen. Zij krijgen een e-mail met link en eventueel een verificatiestap. Rechten worden zo laag mogelijk toegekend, bijvoorbeeld alleen weergeven. Er wordt gewerkt met vervaldatums voor links en waar mogelijk met gastaccounts in Azure AD. Voor gevoelige inhoud wordt extern delen uitgeschakeld en wordt een aparte, afgeschermde site gemaakt. Door regelmatig Toegang beheren te controleren blijft duidelijk wie er binnen is en waarom.
Voorbeeld Een klant krijgt alleen-lezen toegang tot map Specificaties, link verloopt na 14 dagen.
Wist je dat Links op bestandsniveau kunnen worden ingetrokken zonder de hele map te beïnvloeden.
Tip: Gebruik Delen, kies Specifieke mensen, en stel Vervaldatum en Alleen weergeven in voor minimale risico’s.
Welke basisafspraken en governance horen bij een gezonde SharePoint-start?
Er worden eenvoudige afspraken gemaakt over sites, naamgeving, kolommen en weergaven. Per team wordt één site gebruikt, documenten worden gedeeld via links, en metagegevens worden consequent toegepast. Er wordt afgesproken wanneer een nieuwe site nodig is en wie eigenaar is. Machtigingen blijven zo veel mogelijk op siteniveau. Nieuws en pagina’s volgen een vaste opmaak en worden periodiek opgeschoond. Prullenbak en versieherstel worden bekendgemaakt bij het team. Synchronisatie wordt bewust gebruikt en alleen voor actieve bibliotheken. Door deze lichte governance wordt rust gecreëerd, wordt groei beheersbaar en blijft SharePoint prettig en betrouwbaar om in te werken.
Voorbeeld Een korte Werkinstructie SharePoint beschrijft kolommen, weergaven, rechten en delen in drie pagina’s.
Wist je dat Een hubsite-strategie later eenvoudig kan worden toegevoegd zonder bestaande sites te breken.
Tip: Leg afspraken vast op een Pagina in je teamsite en pin die met Snelle koppelingen op de startpagina.
Wat is een SharePoint bestandsbibliotheek en waarom wordt die gebruikt?
Een bestandsbibliotheek in SharePoint wordt gebruikt als centrale plek om documenten veilig in de Microsoftcloud op te slaan, te beheren en samen te bewerken. In Teams wordt elk team automatisch gekoppeld aan een SharePoint-site, waarbij elk standaardkanaal een map krijgt in de onderliggende bibliotheek.
Door in de cloud te werken, wordt gelijktijdig bewerken ondersteund, wordt versiegeschiedenis automatisch bewaard en kunnen rechten per team of kanaal worden geregeld. Je documenten worden hierdoor beter vindbaar en consistenter beheerd.
Bovendien kan met extra kolommen zoals metadata gewerkt worden, zodat sorteren en filteren handig worden gemaakt. Het werken met koppelingen voorkomt dat er losse kopieën op netwerkmappen of in mail blijven rondzwerven.
Wist je dat … elk privé of gedeeld kanaal zelfs een eigen SharePoint-site krijgt met bijpassende rechten?
Tip: Open in een team in Teams het tabblad Bestanden om direct naar de gekoppelde bibliotheek in SharePoint te gaan.
Hoe worden Teams-bestanden precies opgeslagen in SharePoint?
Wanneer een bestand in een team binnen Teams wordt geplaatst, wordt dit automatisch opgeslagen in de documentbibliotheek van de bijbehorende SharePoint-site. Voor elk standaardkanaal wordt een map aangemaakt, zodat de structuur van Teams terugkomt in SharePoint. Bestanden die je in Bestanden ziet, zijn dus dezelfde bestanden die in de SharePoint-bibliotheek staan. Door deze koppeling wordt één bron (SharePoint) gebruikt voor bewerken, delen en zoeken.
Rechten van het team worden doorgegeven, zodat teamleden direct kunnen openen en samenwerken, zonder extra instelwerk. Dit reduceert dubbel werk en zorgt dat iedereen naar de meest recente versie kijkt, ook als het document via Word, Excel of via de browser wordt geopend.
Voorbeeld: Een document dat je in Teams uploadt naar kanaal Project A verschijnt in SharePoint in de map Project A.
Wist je dat … de mapnaam General niet automatisch vertaald wordt? In teams heeft dit kanaal Algemeen.
Tip: Klik in Teams bij Bestanden op Openen in SharePoint om de bibliotheek via de browser direct in SharePoint te zien.
Hoe worden bestaande bestanden en mappen naar SharePoint geüpload?
Uploaden wordt uitgevoerd als kopiëren en plakken naar de cloudlocatie. In Teams of in SharePoint wordt naar de juiste map gegaan, daarna wordt Uploaden gekozen, vervolgens Bestanden of Map, waarna in de Verkenner naar de bronlocatie wordt genavigeerd. Na Openen wordt het uploadproces gestart en volgt een bevestiging.
De geüploade items zijn meteen zichtbaar voor iedereen met machtiging. Belangrijk is dat de bestanden op de oorspronkelijke locatie worden verwijderd om dubbele versies te voorkomen. Bij het uploaden van een map worden onderliggende documenten automatisch meegenomen, zodat bestaande mappenstructuren snel zijn overgezet.
Wist je dat … nieuw geüploade documenten de eerste 48 uur met drie ‘zonnestraaltjes’ worden gemarkeerd?
Kan er ook gesleept worden om bestanden en mappen sneller te uploaden?
Ja zeker, slepen wordt ondersteund en is vaak sneller, zeker met twee schermen. In het juiste kanaal wordt Bestanden geopend, vervolgens wordt in Verkenner of vanuit de mail het document geselecteerd en naar het bibliotheekvenster gesleept. Een paarse stippellijn geeft aan waar het bestand wordt geplaatst, bijvoorbeeld in een specifieke map. Na loslaten start de upload en volgt een bevestiging. Ook hier geldt dat het bestand op de oorspronkelijke locatie wordt verwijderd om dubbele versies te vermijden. Bij veel bestanden is slepen prettig omdat het ritme van selecteren en loslaten natuurlijk aanvoelt en omdat mappen in één beweging kunnen worden overgezet.
Wist je dat … zelfs vanuit Outlook een bijlage direct naar de bibliotheek gesleept kan worden?
Tip: Zet Teams en Verkenner naast elkaar, sleep dan blokken bestanden in één keer.
Hoe wordt een nieuw document direct op de juiste plek aangemaakt?
Nieuw aanmaken gebeurt in de bibliotheek zelf. In Teams of SharePoint wordt naar de gewenste map gegaan, daarna wordt Nieuw gekozen en het documenttype geselecteerd, bijvoorbeeld Word-document. Het document opent in de browser, Teams of het bureaublad, afhankelijk van de instellingen.
Omdat het document direct in de juiste map staat, wordt samenwerken eenvoudiger en wordt voorkomen dat er losse kopieën rondgaan. Na sluiten is het document meteen zichtbaar en bewerkbaar voor collega’s met toegang tot het kanaal of de site.
Wist je dat … nieuw aangemaakte documenten ook die zonnestraaltjes-indicator krijgen gedurende 48 uur?
Tip: Geef na het open van het nieuwe document, deze direct een nieuwe naam. Anders krijgt deze standaard de naam Bestand.
Hoe werkt gelijktijdig samenwerken in één document?
In de Microsoftcloud wordt gelijktijdige bewerking standaard ondersteund. Zodra meerdere collega’s een document openen, wordt boven het lint zichtbaar wie actief is via cirkels met profielfoto’s of initialen. De locaties van anderen worden in het document getoond met gekleurde cursors, waardoor direct gezien wordt waar iemand werkt.
Met Visitekaartje openen worden snel contactgegevens bekeken en met Ga naar locatie wordt naar de bewerkingsplek van een collega gesprongen. Door af te spreken wie waar schrijft, blijft het overzicht behouden. Conflicten worden voorkomen omdat wijzigingen live worden samengevoegd. Dit voelt vertrouwd en motiveert om samen tempo te maken richting een eindversie.
Voorbeeld: Jij werkt aan hoofdstuk 1, je collega aan hoofdstuk 2, alle updates verschijnen direct.
Wist je dat … Word, Excel, PowerPoint en OneNote dit co-authoring gedrag ondersteunen?
Hoe wordt versiegeschiedenis bekeken en gebruikt?
Elke wijziging wordt als versie bewaard, standaard tot honderden versies per document. Versies worden per dag gegroepeerd en laten zien wie wat wanneer bewerkte. De versiegeschiedenis wordt geopend door rechts van de bestandsnaam op het pijltje te klikken en vervolgens Versiegeschiedenis te kiezen.
In het rechter deelvenster wordt door versies gebladerd, waarna een oudere staat kan worden bekeken, gekopieerd of hersteld. Dit geeft zekerheid bij experimenteren en maakt terugdraaien veilig en snel. De huidige versie blijft bewaard als voorlaatste versie bij terugzetten, zodat geen werk verloren gaat. Zo wordt gewerkt met één bron, zonder bestanden v1, v2, definitief aan te maken.
Wist je dat … per organisatie het aantal bewaarde versies kan verschillen en bestandsbibliotheek?
Tip: Gebruik Een kopie opslaan als je een oud concept nodig hebt als apart document.
Hoe wordt een oude versie teruggezet of als kopie bewaard?
In de versiegeschiedenis wordt een versie geselecteerd. Met Terugzetten wordt de gekozen staat de leidende versie en wordt de huidige versie bewaard als voorlaatste. Met Een kopie opslaan wordt een nieuw document gemaakt op dezelfde of een andere locatie met de inhoud van die versie. Dit is ideaal als bepaalde informatie is verwijderd, maar voor een ander dossier bruikbaar blijft. Het verschil is dus: Terugzetten corrigeert het huidige document, Een kopie opslaan creëert een parallelle document. Door deze opties wordt controle gehouden over de levenscyclus van content zonder losse kopieën te hoeven beheren op het bureaublad.
Wist je dat … terugzetten alle wijzigingen na die versie ongedaan maakt, niet alleen die van jou?
Wat zijn metadata en waarom worden die gebruikt?
Metadata zijn labels die extra informatie aan je bestanden geven, zoals Status, Verantwoordelijke, Thema of Deadline. Met metadata wordt beter gefilterd, gesorteerd en gezocht, en wordt het aantal mappen beperkt gehouden. Dat verhoogt de vindbaarheid en maakt rapportages en weergaven krachtiger.
In SharePoint worden standaard metadata, zoals Gewijzigd op en Gewijzigd door, automatisch bijgehouden. Daarnaast kunnen organisatie-specifieke kolommen worden toegevoegd die bij je werkproces passen. Door documenten consequent te labelen wordt door iedereen sneller gevonden wat nodig is, zonder diep in mappen te hoeven klikken.
Voorbeeld: Kolom Status met Concept, Actief, Afgerond.
Wist je dat … minder mappen vaak leidt tot sneller zoeken en minder dubbele opslag?
Tip: Denk eerst in labels, daarna pas in mappen. Maak van één map meerdere slimme
Hoe worden metadata toegekend of aangepast?
Ga in de bibliotheek naar Alle documenten en kies een weergave waarin de relevante kolommen zichtbaar zijn, bijvoorbeeld Documenten, metadata. Open vervolgens het Detailvenster met Detailvenster tonen, selecteer een document en vul de eigenschappen in.
Desgewenst wordt Alles bewerken gekozen om overzichtelijk meerdere velden in één scherm te wijzigen. Aanpassingen worden direct opgeslagen en zijn zichtbaar in de lijst. Dit proces voelt vergelijkbaar met velden invullen in een formulier, maar dan rechtstreeks gekoppeld aan het document. Door dit consistent te doen, worden weergaven en filters pas echt krachtig in dagelijks gebruik.
Tip: Selecteer het document via de rij, niet via de bestandsnaam, anders wordt het geopend.
Hoe wordt een eigen weergave met filters gemaakt?
Er wordt gestart vanuit Alle documenten. De kolommen die belangrijk zijn, zoals bijvoorbeeld Status en Verantwoordelijke, worden in beeld gebracht. Vervolgens wordt op de weergavenaam geklikt om Weergave bewaren als te kiezen.
Geef de weergave een duidelijke naam, zet eventuele filters of sorteringen en bewaar die. Zo ontstaat een vaste weergave voor de bibliotheek, bijvoorbeeld Actieve dossiers of Nog te reviewen. Teamleden gebruiken dezelfde weergave om consistent te werken. Dit is vaak effectiever dan nog een map te maken, omdat één bestand zo in meerdere logische overzichten terugkomt zonder te kopiëren.
Wist je dat … weergaven ook als standaard weergave voor de bibliotheek worden ingesteld?
Tip: Begin klein, één filter dat je elke dag gebruikt levert al veel op.
Hoe wordt gezocht naar documenten in SharePoint en Teams?
Zoeken wordt gedaan vanuit de zoekbalk in Teams of in de SharePoint-bibliotheek. In Teams vind je snel bestanden door op titel, inhoud of maker te zoeken. In SharePoint worden filters en metadata toegevoegd voor een preciezere zoekopdracht. Door metadata slim te gebruiken, zoals Status: Actief, wordt de resultatenlijst direct kleiner en relevanter. Zo wordt minder tijd besteed aan bladeren. Dezelfde documenten worden gevonden, of je nu via Teams of via SharePoint zoekt, omdat één en dezelfde cloudbron wordt gebruikt.
Hoe wordt een bestand geopend in de browser of in de bureaubladapp?
Na het selecteren van een document wordt bij de drie puntjes voor Openen gekozen. Afhankelijk van de ingestelde voorkeur opent het bestand in Teams, de browser of de bureaubladapp. In de webversies wordt co-authoring uitstekend ondersteund en worden wijzigingen direct opgeslagen. De bureaubladapp biedt extra functies, handig voor geavanceerde opmaak of macro’s.
Het is slim om voor snelle edits in de browser te blijven, en voor specialistische taken over te schakelen naar de app. Zo wordt het beste van beide werelden benut, zonder bestanden heen en weer te hoeven mailen.
Voorbeeld: Open anders dan via de instelde standaard via Openen, Openen in app om Word op het bureaublad te starten.
Wist je dat … wisselen tussen web en desktop de versiegeschiedenis netjes blijft bijwerken?
Hoe worden bestanden veilig gedeeld binnen het team?
Binnen een team worden machtigingen automatisch geregeld via de onderliggende SharePoint-site. Wie eigenaar, lid of gast is, kan de bibliotheek zien en volgens het rechtenschema bewerken (of alleen lezen). Delen binnen het team gebeurt dus vaak vanzelf door het bestand op de juiste plek neer te zetten. Voor specifieke wijzigingen wordt onder het …-menu Delen gekozen om een link te maken met de gewenste rechten, zoals Kan bewerken of Kan weergeven. Zo wordt samenwerking gestroomlijnd zonder dat bestanden moeizaam per mail heen en weer gaan.
Tip: Plaats documenten altijd in het juiste kanaal, dan staan de basismachtigingen automatisch al goed.
Hoe worden bestanden verplaatst of gekopieerd binnen of tussen bibliotheken?
Met Verplaatsen naar of Kopiëren naar wordt een doelmap binnen dezelfde bibliotheek of een andere SharePoint-site gekozen. Hierdoor blijft één bron bestaan, zonder dat handmatig downloaden en uploaden nodig is. Bij verplaatsen blijft de versiegeschiedenis mee verhuizen binnen dezelfde site. Bij kopiëren ontstaat een tweede bestand, handig voor hergebruik. Door op mapniveau te werken wordt een hele dossierstructuur in één keer verplaatst, waardoor opschonen en herstructureren efficiënt uitgevoerd wordt, bijvoorbeeld bij projectafsluiting.
Tip: Ruim meteen oude mappen op om wildgroei te voorkomen.
Hoe wordt lokaal met bestanden gewerkt via OneDrive-synchronisatie?
Met Synchroniseren wordt de bibliotheek gekoppeld aan de OneDrive-client in Windows. Daarna verschijnt de site onder Bedrijf of school in Verkenner. Bestanden worden on-demand gedownload en offline beschikbaar gemaakt wanneer je ze opent. Wijzigingen worden automatisch teruggesynchroniseerd naar SharePoint zodra er internet is. Dit maakt werken onderweg soepel, terwijl één bron behouden blijft. Let wel op conflicten als meerdere mensen offline in hetzelfde document werken. Open grote bestanden bij voorkeur in de desktop-app en zorg dat synchronisatie is afgerond voordat de laptop wordt uitgezet.
Voorbeeld: Klik Synchroniseren, open Verkenner en zie de site onder je organisatie.
Wist je dat … de wolk- en vinkpictogrammen de synchronisatiestatus tonen?
Tip: Klik Altijd behouden op dit apparaat voor mappen die je vaak offline nodig hebt.
Hoe wordt de prullenbak gebruikt om verwijderde bestanden te herstellen?
Verwijderde items gaan eerst naar de Prullenbak van de SharePoint-site. Daar kan binnen de ingestelde bewaartermijn (standaard 93 dagen) hersteld worden naar de oorspronkelijke locatie. Dit beschermt tegen vergissingen en maakt opschonen minder spannend.
Als een item ook uit de eerste prullenbak is verwijderd, wordt de tweede fase-prullenbak gebruikt door sitebeheerders. Door deze lagen wordt veiligheid ingebouwd zonder dat IT direct nodig is. Herstellen werkt ook voor hele mappen, inclusief onderliggende bestanden. Controleer na herstel de metadata en rechten, zodat het document weer netjes in je weergaven terugkomt.
Wist je dat … ook versiegeschiedenis terugkomt na herstel, zolang het bestand niet permanent is verwijderd?
Tip: Verwijder bewust, maar vertrouw op de prullenbak als vangnet.
Hoe worden naamgevingsafspraken en mappenstructuur slim opgezet?
Korte, duidelijke namen helpen zoeken en sorteren. Gebruik geen jaartallen of status in de bestandsnaam als daar al metadata voor zijn, zo blijft de naam stabiel. Houd mappen ondiep en gebruik metadata om meerdere “indelingen” te maken via weergaven. Denk vanuit werkprocesstappen, bijvoorbeeld Intake, Uitvoering, Afronding, en maak per stap kolommen als Status en Verantwoordelijke. Zo blijft de bibliotheek overzichtelijk. Minder mappen betekent minder klikken, sneller filteren en minder kans op dubbele versies.
Voorbeeld: ProjectplanA.docx met metadata Jaar=2025, Status=Actief in plaats van ProjectplanA_2025_actief.docx.
Wist je dat … metadata later kunnen worden aangepast of toegevoegd?
Tip: Leg afspraken vast in het kanaal Algemeen en verwijs daarnaar in teamposts.
Hoe wordt omgegaan met grote bestanden en bewerkingsconflicten?
Grote documenten worden bij voorkeur in de bureaubladapp bewerkt, omdat daar prestaties en functies optimaal zijn. Wacht na openen even tot synchronisatie is voltooid. Bij offline werken wordt eerst opnieuw verbonden voordat het venster wordt gesloten, zodat wijzigingen naar de cloud gaan.
Ontstaat toch een conflict, dan wordt een tweede kopie gemaakt die handmatig wordt samengevoegd. Door gelijktijdig bewerken en duidelijke afspraken, zoals niet in dezelfde alinea werken, worden conflicten sterk verminderd. Versiegeschiedenis blijft je vangnet om stapjes terug te doen als iets door elkaar is geraakt.
Voorbeeld: Open een zwaar Excel-bestand via Openen in app en laat automatisch opslaan aan staan.
Wist je dat … de gekleurde cursors direct laten zien waar collega’s aan het werk zijn?
Tip: Spreek bij grote documenten schrijfgebieden af en houd elkaar daaraan. Bijvoorbeeld nooit in dezelfde zin, alinea of pagina.
Hoe wordt de bibliotheek voorbereid op audits, archivering en retentie?
De bibliotheek wordt ingericht met consistente metadata en duidelijke weergaven, zodat dossiers snel worden teruggevonden. Met versiegeschiedenis blijft een chronologisch spoor behouden. Via beleid op site- of organisatieniveau worden retentie en archivering geregeld, zodat documenten conform bewaartermijnen blijven bestaan of juist tijdig worden opgeruimd.
Door mappen te beperken en labels te gebruiken, wordt de audittrail inzichtelijker. In het dagelijks werk merk je daar weinig van, maar bij controles wordt veel sneller geleverd wat nodig is, inclusief oude versies of herstelde items uit de prullenbak.
Voorbeeld: Weergave Afgeronde dossiers, filter Status = Afgerond, exporteer lijst als onderbouwing.
Wist je dat … beleidsregels voor archivering en retentie op organisatieniveau kunnen worden toegepast?
Tip: Vul metadata zorgvuldig in, dat is de basis van een betrouwbare dossierhistorie.
Niet gevonden wat je zocht? Stel eenvoudig je vraag via het tabblad Berichten of door gebruik te maken van het contactformulier.
